小さな会社、人数が少ない部署などは、一人一人の仕事が多岐にわたる傾向が強いです。その結果一人で何でもできる人が育ちやすいです。一人でお客様の対応して、一人で見積を作って、依頼された仕事を一人で作業し、その対価を支払っていただく。この一連の流れをすべて一人ですることになるため必然的に身につく知識も多くなります。ところが1人でできる仕事量には限界があります。そこで、増える受注に対する一番簡単な対策は、人を投入することです。
人数が2人に増えるとまず最初に行うことは、業務分担を行います。しかし、最終的な目標は自分の分身を作ることが目標になります。人数が少ないうちはこのような状態が続いていきます。2～3人までは、全体の業務を知っている人が育っていきます。
しかし人数がさらに増えていくと何が起こるかというと、業務が細分化され、効率的にするようになります。すると一人一人が担当する仕事の範囲が限定的になってきやすいです。今まで一人でやっていた仕事の内、お客様対応はAさん、作業自体はBさん、支払い関連はCさんのように役割が明確になっていきます。
このような状態で人がさらに増えていくと、新人教育も範囲の狭いものになりやすいです。「お客様対応のことはAさんが教えてね」という具合になるためです。すると、新人はお客様対応ができるけど、実際の作業はできない、支払い関連はよく知らないという、できる仕事が限られた人間が育ちます。するとどうなるでしょうか？
急に忙しくなって、作業が滞っているとしても、フォローできる新人がいないという状況になります。又はフォローできても結局手取り足取り教えないといけないため、余計に手間がかかります。するとせっかく人を雇ったのにうまく活用できないという状況に陥ってしまいます。さらに受注量が増えると、さらに人を投入します。このような状況に陥ってしまうと企業の人数は膨張してしまいます。レベルは低いが、人の人数だけは多いという生産性の低い会社の誕生です。会社としては成長していません。膨張しただけです。
人が多くなっただけであれば、何も問題がないのですが、人が多くなるとその分問題も多くなってきます。例えば、
- 当事者意識の低下
- 責任感の低下
- サービス品質の低下
- 人間関係の悪化
- 仲良しグループの形成
- 陰口、愚痴、悪口
など挙げればきりがありません。こうなってくると通常業務を回すと同時に発生する様々な問題の対処を行わなければならず、本来やらなくていい仕事が増えてきます。今回は愚痴、陰口にフォーカスします。
このような状態になる次のような愚痴が出てきやすくなります。
- あの人は私より仕事が遅いのに、残業して残業代をもらっている。
- 入社して半年経過するのに、仕事が遅い。できることが少なすぎる。
- パートタイマーより仕事が少ないのに、パートタイマーより高い給料をもらっている。
など、これらも挙げればきりがないです。一人の人の悪いところ、弱いところを複数人で攻撃するようになります。これは小学生でもありますね。いじめのスタートですよね。大人なんだから仕事だと割り切ってもらえるとありがたいのですが、割り切れないようです。どうしても自分と比べて、自分の立場を優位な状態を作りたがります。
このような愚痴や陰口を聞いたらまず、何をしたらいいのでしょうか。
当事者で注意出来ない立場の人は、直ちにその場から離れてください。そしてその内容を上司に報告してください。
次は事実確認を行うことが大切。誰のどのような状況を見たときにそのように思ったのか具体的な話を関係者に聞いてみましょう。するといろいろな意見が出てきます。成長スピードが遅い場合もあるため、一概に自分と比較してできていない、遅いからといってイライラしていてはいけません。しっかりと説明してあげてください。
ただ、説得しようとしてはいけません。実際に不満に思っていることであるため、なんとかして不満を解消させてあげてください。必ず何か行動を起こさないと、何もしてくれない無能な上司だと思われて終わりです。何か対策をしたという事実が大切です。例えば、指導方法を改める、再度講習を実施する、マンツーマンで再教育する等何かしらの行動を起こしてくださいね。
それらをしっかり行ったら、改めて改善されたか確認してください。忘れがちですがこれが大切です。よく行動まではみんな起こせるんですが、振り返りを行ったり、効果がちゃんとあったのか検証することは忘れがちです。効果の確認までセットで行うようにしてください。これでだめだった場合は、再度何か行動を起こすしかありません。それの繰り返しです。
何でもそうですが、問題を見つけたら放置をせずに対応し、どのような効果があったか確認して、次の行動へ活かすことが大切です。つまり、PDCA を回し続けることこそが仕事では大切になってきます。仕事ができる人はPDCA を回すことができる人のことを言います。たまたま大きな案件をとってきても、再現性がなければ何の意味もありません。ただの偶然であり、その人の力ではありません。しっかりと現実を見て、対応していくことが自身の成長に繋がっていきます。
それでは今回はこの辺で終わりです。皆さんは職場の困り事にはどのようなものがありますか？是非是非教えてください。